ERGO OFFICE Quadram Sarl Presentation

Améliorer l’organisation de votre agence, assurer un bon suivi de vos projets, maximiser l’efficacité et la rentabilité de votre équipe.

ErgoOffice est un logiciel pour l'organisation et la gestion des bureaux d'architecture et de l'ingénierie. Maximisez l'efficacité et la rentabilité de votre équipe avec les fonctionnailités de suivi financier du projet, de gestion de documents, de planification de l'équipe et de gestion de chantier.

Flexible et évolutif, ErgoOffice s'adapte à toutes les structures, quelle que soit leur taille pour vous offrir une solution correspondant parfaitement à vos besoins.

Description

Réaliser toutes les opérations liées à la gestion de projet avec un seul outil. La centralisation des données offre un environnement dynamique et flexible également utilisable à distance.

ErgoOffice est interopérable avec ErgoArchitecte, le logiciel le plus utilisé pour la rédaction des cahiers des charges et des bordereaux ainsi que pour le suivi des appels d’offre.

                

 

Détails

Une gamme complète de modules qui répond à tous les besoins

  • Le suivi financier des projets :
    • Encodage de temps / frais rapide et très ergonomique en mode ‘tableau’ ou ‘calendrier ‘.
    • Analyses détaillées des coûts par tâche et par phase du projet et comparaison avec le budget et la facturation.
    • Prise en compte des différents barèmes pour le calcul des honoraires, des catégories de construction, de l'état d'avancement des travaux.
    • Facturation automatique des honoraires suivant différents modes de calcul.
    • Suivi et rappel des paiements. 
  • Le dossier du projet :
    • Rubriques et données du projet.
    • Carnet de notes avec synchronisation Evernote.
    • Annuaire et intervenants du projet synchronisés avec Microsoft Outlook.
  • La time-line et les fonctionnalités workflow :
    • Planification des tâches et des actions à effectuer.
    • Suivi des échéances.
    • Identification des milestones.
    • Fonctionnalités workflow.
  • L’agenda du projet :
    • Calendrier intelligent pour planifier et pour suivre les différents évènements du projet.
    • Intégration Microsoft Outlook.
    • Liaison des réunions avec les documents concernés, les fiches des participants, etc.
  • Les comptes rendus de réunions de chantier :
    • Système de suivi des comptes rendus lié avec les participants de la réunion et leurs missions.
    • Insertion des plans et des photos
    • Synchronisation avec ErgoOffice Mobile (tablette ou smartphone) pour gérer le contenu sur le chantier, prendre des photos, annoter sur les plans directement.
  • La gestion des ressources humaines
    • Traitement des demandes des congés.
    • Calcul automatique des soldes des congés et des droits aux autres types d'absence.
    • Calendrier des congés et des autres absences.
    • Fiches des salariés.
    • Historisation des données des salriés.
    • Intégration avec la gestion du temps.

ErgoOffice met à votre disposition un monde d’informations. Grâce à sa synchronisation avec des systèmes Cloud (comme Evernote, Dropbox, Google, etc.), et l'intégration de son app  ErgoDOC (pour Tablette et smartphone) vous facilite l’accès aux informations et aux documents d’un projet quand vous êtes à l’extérieur. Son module de planification avec sa gestion de workflow assure la coordination parfaite de tous les intervenants et les ressources utilisées pendant le déroulement d’un projet. La gestion documentaire traite la dématérialisation du courrier, le classement et l'indéxation, les versions, l’envoi, l’historique, la recherche rapide avec une facilité d’utilisation incomparable. Le module financier calcule en détail les coûts du projet, génère les statistiques, émet des alertes et il vous indique la rentabilité de votre agence en temps réel !

 

  • La gestion documentaire :
    • Classement des documents de tout type dans des structures définies par type de projet.
    • Réception et envoi d’e-mails, intégration de Microsoft Outlook.
    • Intégration de Dropbox pour la distribution des documents.
    • Suivi des documents (workflow, validation, diffusion).
    • Génération automatique des contrats, des offres, des formulaires, des demandes, etc. 
    • Moteur de recherche multi-critères rapide et puissant.
    • Indexation des documents permettant la recherche dans le contenu du document.
    • ‘Versioning’, nommage automatique, protection et autorisations d'accès.
    • Dématérialisation du courrier grâce au système Hermes.
  • Utilisation Cloud, tablette, smartphone :
    • Services d’accès à distance ou Cloud d’ErgoOffice, compatibilité avec les systèmes Cloud les plus importants (Dropbox, Google, Evernote, etc.) et utilisation des Apps ErgoOffice pour Tablette et smartphone.
  • Système de surveillance et panneau de contrôle :
    • Affichage des informations en temps réel.
    • Avertissements pour divers situations critiques (mauvais encodage du temps, rentabilité des projets, etc.)
  • Multilingue: Basculer entre le français, l'anglais, l'allemand et le néerlandais en un clic de souris.
  • Configurations: ErgoOffice peut fonctionner en local sur le PC ou sur le réseau local de votre établissement. La version Cloud d'ErgoOffice permet l'utilisation d'un serveur internet ou d'un serveur réseau accessible de l'extérieur sur quelle la base SQL des données doit être installée. Les utilisateurs peuvent utiliser le logiciel et ses données à partir de n'import quel endroit, seule condition est la disposition d'une connexion internet.

    ErgoOffice fonctionne sur toutes les versions 32bit et 64 bit de Windows comme aussi sur les ordinateurs Mac (équipés de Parallels Desktop).

Illustrations

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Synthèse des données financières du projet

Synthèse des données financières du projet
  • Utilisation de barèmes
  • Calcul et analyse du budget
  • Coût du temps et frais
  • Sommes facturées
 

 

Analyse par tâches du projet

  • Analyse des coûts
  • Estimation et budget
  • Répartition de la mission
  • Mode de facturation
  • Avancement vs facturé
  • Factures émises

 

 

Tableau de bord

  • Personnalisable par l'utilisateur en ajoutant les widgets
  • Actualisé en temps réel.

 

 

Gestion de documents

Gestion de documents
  • Structures de classement
  • Recherche rapide
  • Liste des plans
  • Documents à traiter
  • Envoi/Réception
  • Workflow
 
 
 
 

Saisie des heures

Encodage des heures

  • combinaison avec la planification de la personne
  • copier / coller
  • fiches périodiques
 

 

Comptes-rendus de réunion de chantier

  • Différents modéles et templates à choisir par l'utilisateur
  • Génération PDF et envoi automatique aux intervenants

Quadram Software Engineering

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